Nella fase di creazione dei contenuti per effettuare un’efficace comunicazione ambientale, la raccolta delle informazioni è la fase iniziale. Si tratta, tuttavia, di uno step fondamentale perché l’azienda deve cercare i dati, raccoglierli, ordinarli e capire quali possono essere utili e quali no. Spesso è un momento in cui l’azienda di rende conto, di fatto, di essere inefficiente da questo punto di vista. Di informazioni ce ne sono tantissime ma sono sparpagliate in “contenitori” molto diversi tra loro. Documenti inseriti in faldoni all’interno di numerosi armadi, e-mail scambiate tra persone in determinati momenti per determinati contesti, brochure realizzate per specifiche fiere, esperienze personali dei professionisti. I contenuti ci sono già ma non sono utilizzabili, perché non sono ordinati e sono difficili da trovare. Il famoso, e famigerato, Knowledge Management, ossia la gestione della conoscenza dell’azienda.
Non voglio fare filosofia, non è il mio mestiere. “Il sogno del knowledge management genera mostri” (come dice Giacomo Mason in “Intranet 2.0”), perché spesso si finisce per volere ordinare tutto e si creano sistemi enormi e altrettanto inefficaci. Allora come si fa a raccogliere le informazioni? Prima di tutto, bisogna partire dallo strumento di comunicazione che si vuole realizzare. Un sito Internet deve avere contenuti molto diversi da una brochure di prodotto. In base all’esigenza, si provvede a scegliere le persone da coinvolgere. Persone, non dipartimenti. I dipendenti passano 8 ore al giorno dentro l’azienda, la vivono dall’interno, sanno dove trovare cosa ci serve se si spiega loro il perché. Sono una parte fondamentale della conoscenza aziendale e, per questo, bisogna realizzare un team di lavoro specifico, che includa persone di molteplici settori dell’impresa. Non dimentichiamo mai che le aziende sono fatte da esseri umani, non da dipartimenti, uffici o mansioni.
Volendo selezionare un modo generale di organizzare questa fase di raccolta di informazioni, si può procedere coinvolgendo queste persone:
- Segretarie: raccolta delle documentazioni cartacee esistenti sull’azienda (realizzate per convegni, fiere, eventi aziendali, premiazioni, etc.);
- Impiegati/e: selezione del materiale presente sulla Intranet (se c’è) o sulle email scambiate con colleghi;
- Responsabili di reparto: organizzazione di interviste (dal vivo, telefoniche, via email) su questioni più complesse e strategiche, che permettono di ottenere molte informazioni in poco tempo;
- Responsabile dell’azienda: realizzazione di intervista dal vivo per capire il “taglio” che si vorrà dare a quello strumento di comunicazione, cosa che può decidere solo il “capo”.
Tutte le informazioni ottenute, anche quelle apparentemente più marginali, dovranno essere analizzate dal responsabile (o dai responsabili) della realizzazione dei contenuti, che dovranno essere definiti a priori. In certi documenti ci sono informazioni fondamentali che a prima vista non si vedono. Parlare di comunicazione ambientale in modo serio e rigoroso non è facile in un mondo dove le parole “green” e “bio” sono ormai abusate per descrivere ogni cosa. Per questo la raccolta dei dati è strategica per capire cosa e come si deve comunicare riguardo all’ambiente.
Come deve essere fatta un’intervista per ottenere le informazioni? E come analizzare i documenti? Dipende da come è fatta la tua azienda. Se vuoi una mano, mi trovi qui.
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Riccardo Polesel 